Meine Top 5 OneNote Features

OneNote und Evernote gehören schon seit Jahren zu meinen favorisierten Lösungen, um Notizen digital zu speichern. Ich finde es schwierig, einem von beiden Systemen den Vorzug geben, da jedes seine Stärken und Schwächen hat. Deshalb starte ich mit einer kleinen Reihe, um vielleicht auf diesem Weg meinen persönlichen Favoriten zu finden. Zunächst will ich die wichtigsten Stärken der beiden Konkurrenten und dann die Hauptschwächen aufzuführen, um dann mein Fazit zu ziehen. Zuerst: Meine persönlichen Top 5 OneNote Features.

  1. Einer der größten Vorteile von OneNote ist die Möglichkeit, mit einer Notiz irgendwo auf der Seite zu beginnen und Objekte (Videos, Bilder, Links etc…) irgendwo einzubinden. Das gibt einem eine hohe Flexibilität und Spontaneität, wenn man schnell eine Notiz verfassen will. Das Ganze kann natürlich auch kontraproduktiv sein, da es schnell sehr unordentlich auf der Notizseite werden kann.
  2. OneNote hat eine bemerkenswerte Suchfunktion, die sehr schnell und sehr genau ist. Einer der großen Vorteile  gegenüber Evernote: Hat man aus der Suchergebnisliste den Treffer ausgewählt, der einem am vielversprechendsten erscheint, springt OneNote sofort zu dem Teil der Notiz, in der das Suchwort gefunden wurde und markiert es. Das ist ungemein praktisch, vor allem dann, wenn es sich um Notizen mit viel Text handelt. In Evernote wird das Suchwort auch markiert, man muss jedoch selbst dann zu den Markierungen scrollen.
  3. Strukturiertes Markieren und Kategorisieren: In OneNote besteht die Möglichkeit, Notizen und Teile von Notizen in Kategorien einzuordnen. Kategorien sind Markierung, die über ein Auswahlmenü hinzugefügt werden können. Das sind Markierungen wie „Hervorheben, Aufgaben, Idee“. Man kann diese Kategorien auch verändern, neue Hinzufügen inklusive Icons. Das ist zwar etwas aufwändiger als das Tagging-System von Evernote, aber es lassen sich dadurch nachher sehr schön strukturierte Suchergebnisse erzielen. Und das Besondere: Man kann diese Suchergebnisseite  nach Belieben umstrukturieren: Man kann umgruppieren nach Kategorienamen, Abschnitt, Datum, Seitentitel, Notiztext. Und man kann den Suchbereich dynamisch anpassen: Will ich nur eine Seite, einen Abschnitt, ein Notizbuch, oder alle Notizbücher untersuchen? Und das Ganze geht superschnell, da OneNote einen eigenen Suchindex aufbaut.OneNote-Suchergebnis-Kategoriesuche
  4. Das Besondere an der Suche sind aber nicht nur die Kategorisierungs- und Sortiermöglichkeiten. Extrem praktisch ist auch die Möglichkeit, sich aus einer Suchergebnisseite eine Zusammenfassungsseite erstellen lassen, die die entsprechenden Passagen zu den gefunden Notizen extrahiert. Somit kann man sich bei einer Rechereche auf einer Seite alle gefunden Textpassagen anzeigen lassen. Außerdem kann man mit einem Klick dann zur entsprechenden Notiz springen.
    OneNote-Zusammenfassungs-Seite
  5. Eine Besonderheit hängt mit der Kategorie „Aufgaben“ zusammen. Hier lässt sich mit einem Klick zum Beispiel während eines Protokolls ein Hinweis in eine Aufgabe umwandeln, was sich als Checkbox an der Seite zeigt. Diese kann später abgehakt werden. Sucht man nun nach Kategorien so kann sich explizit nur alle unerledigten Aufgaben anzeigen. Extrem praktisch, wenn sich aus Infos und Notizen viele Aufgaben ergeben. Der Clou an der Sache: Diese Aufgaben lassen sich nach Outlook transportieren und so in das eigene Aufgabenmanagement integrieren und vor allem: synchronisieren. Eine erledigte Aufgabe in Outlook wird auch in OneNote als erledigte Aufgabe anzeigt und umgekehrt. In der Kombination OneNote und Outlook erhält man somit eine tolle Kombination einer strukturierten Aufgabenmanagemen-Anwendung mit einer extrem performanten Notiz-Software.

 

 

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